項目管理九大知識體系-自動化控制項目管理知識(四)

2018/12/29 1:09:16 人評論 次瀏覽 分類:營銷與管理  文章地址:http://www.gpt6.com/community/1117.html

項目管理知識體系首先由美國項目管理學會(PMI)提出,1987年PMI公布了第一個項目管理知識體系(Project Management Body of Knowledge,簡稱PMBOK),1996-2000年又對其進行了修訂。在這個知識體系中,把項目管理的知識劃分為九個領域(見圖1),分別是范圍管理、時間管理、成本管理、質量管理、人力資源管理、溝通管理、風險管理、采購管理及綜合管理(即整體管理,集成管理)。以歐洲國家為主的國際項目管理協會(IPMA)也制訂了類似的知識體系。所謂九個領域是指在項目過程中需要掌握的一些知識,涉及了九個方面的內容。
項目管理九大知識體系示意圖
圖1  項目管理九大知識體系 


1、項目范圍管理

做過項目的人可能都會有這樣的經歷:一個項目做了很久,感覺總是做不完,就像一個“無底洞”。用戶總是有新的想法和需求要項目實施人來完成,就像用戶永遠有提不完的要求,而開發方為了維系客戶關系則一味地遷就。實際上,這里涉及一個“范圍管理”的概念。項目中哪些該做,哪些不該做,做到什么程度,都是由“范圍管理”來決定的。那么,到底什么是“范圍管理”?

工程項目本身是一個系統,系統應該是有邊界的。工程項目范圍是指工程項目各過程的活動總和,或者指組織為了成功完成工程項目并實現工程項目各項目標所必須完成的各項活動。所謂“必須”完成的各項活動,是指不完成這些活動,工程項目就無法完成所謂“全部”活動,是指工程項目的范圍包括完成該工程項目要進行的所有活動,不可缺少或遺漏。簡單地說,確定工程項目范圍就是為項目界定一個界限,劃定哪些方面是屬于項目應該做的,而哪些方面是不應該包括在項目之內的,從而定義工程項目管理的工作邊界,確定工程項目的目標和主要可交付成果。一個無法確定范圍的工程項目是不可能實現的。

要保證項目成功地完成所要求的全部工作,而且只完成所要求的工作。這一知識領域包括如下:
①項目啟動:對項目或項目的階段授權,
②范圍計劃:制訂一個書面的范圍陳述,作為未來項目決策的基礎。
③范圍定義:把項目應提交的成果進一步分解成為更小、更易管理的組成部分。
④范圍確認:正式地認可項目滿足了范圍要求。
⑤范圍變更:控制控制項目范圍的變更。

2、項目時間管理

“按時、保質地完成項目”大概是每一位項目經理最希望做到的。但工期拖延的情況卻時常發生。因而合理地安排項目時間是項目管理中一項關鍵內容,它的目的是保證按時完成項目、合理分配資源、發揮最佳工作效率。它的主要工作包括定義項目活動、任務、活動排序、每項活動的合理工期估算、制訂項目完整的進度計劃、資源共享分配、監控項目進度等內容。

在時間管理工作開始以前,我們應該先完成項目管理工作中的范圍管理部分,很顯然,沒有明確范圍的項目是無法安排進度的,也無法進行時間管理工作。如果只圖節省時間,把這些前期工作省略,后面的工作必然會走彎路,反而會耽誤時間。項目一開始首先要有明確的項標、可交付產品的范圍定義、文檔和項目的工作分解結構(WBS)。有一些是明顯的、項目所必需的工作,而另一些則具有一定的隱蔽性,所以要在以往經驗的基礎上,盡可能地羅列出完整的完成項目所必需的工作,同時要有專家審定過程,以此為基礎,才能制訂出可行的項目時間計劃,進行合理的時間管理。

要保證項目按時完成,這個知識領域包括如下:
①活動定義:識別出為產生項目提交成果而必須執行的特定活動。
②活動排序:識別并記錄活動之間的相互依賴關系。
③活動時間估計:估計完成每一個活動將需要的工作時間。
④制訂時間表:分析活動順序、活動時間的估計和資源需求,建立項目時間表。
⑤時間表控制:控制項目時間表的變更

3、項目成本管理

要保證項目在批準的預算內完成,額外的成本輸出必然造成項目的利潤減少。這一知識領域包括如下:
①資源計劃:決定為執行項目活動所需要的資源的種類(人員、設備、材料)和數量。
②成本估算:對于為了完成項目活動所需資源的成本進行估計。
③成本預算:把估算的總成本分配到每一個工作活動中。
④成本控制:控制項目預算的變更。

4、項目質量管理

要保證項目的完成能夠使需求得到滿足。這一領域具體包括如下:
①質量計劃:找出與項目相關的質量標準,并決定如何滿足標準的要求。
②質量保證:對項目績效做經常性的評價,使得有信心達到質量標準的要求。
③質量控制:監視特定的項目結果以判定是否滿足相關的質量標準,并找出方法來消除不能滿足要求的原因。

5、項目人力資源管理

在項目管理中“人”的因素極為重要,因為項目中所有活動均是由人來完成的。如何充分發揮人的作用,對于項目的成敗起著至關重要的作用。
盡可能有效地使用項目中涉及的人力資源,包括如下:
①組織的計劃:識別、記錄、指派項目的角色、責任和報告關系。
②人員獲得:使項目所需的人力資源得到任命并在項目中開始工作。
③團隊建設:開發個人的和團隊的技能來提高項目的績效。

6、項目溝通管理

項目溝通管理(Project Communication Management),就是為了確保項目信息合理收集和傳輸,以及最終處理所需實施的一系列過程。包括為了確保項目信息及時適當地產生、收集、傳播、保存和最終配置所必需的過程。項目溝通管理把成功所必需的因素-人、想法和信息之間提供了一個關鍵連接。涉及項目的任何人都應準備以項目“語言”發送和接收信息并且必須理解他們以個人身份參與的溝通怎樣影響整個項目。

溝通就是信息交流。組織之間的溝通是指組織之間的信息傳遞。對于項目來說,要科學地組織、指揮、協調和控制項目的實施過程,就必須進行項目的信息溝通。好的信息溝通對項目的發展和人際關系的改善都有促進作用。

項目溝通管理具有復雜和系統的特征。著名組織管理學家巴納德認為“溝通是把一個組織中的成員聯系在一起,以實現共同目標的手段”。沒有溝通,就沒有管理。溝通不良是很多企業部存在的毛病。企業的機構越是復雜,其溝通越是困難。保證適當、及時地產生、收集、發布、儲存和最終處理項目信息,包括如下:
①溝通計劃:決定項目相關者的信息和溝通的需求,包括誰需要什么信息,什么時間需要,以及得到信息的方式。
②信息發布:及時地把所需的信息提供給相關者使用。
③績效報告:收集、分發績效信息,包括狀態報告、進度衡量和預測。
④管理上的結束:產生、收集、分發信息,使項目或項目階段正式地結束。

在項目溝通過程中,容易犯的“溝通障礙癥”如下:

① “我以為”的錯誤:以為溝通過,別人就清楚了,以為沒有反饋就是沒有意見了。特別是跨部門的溝通,無論是口頭還是書面,更要注意雙方是否理解一致。
②不敢越級溝通,不敢與高層直接溝通:不少公司的項目經理在職能上一般比部門經理要低,所以經常出現項目經理不敢直接找高層或其他部門總經理溝通,都要上級職能經理的協助。因此,特別是在跨部門的較為復雜的項目中,項目經理要敢于“管理”公司高層,就項目問題與高層進行直接溝通。
③害怕被拒絕:這是人的本性。在項目推進中,經常出現這樣的情況,有一些想法建議,思考很久才敢提出來。不要不敢與項目干系人提出,白白延誤了好時機。或者需要其他部門協助工作時,不敢提出來。
④沒有提前計劃溝通活動,造成等人的局面:經常出現這樣的時候,要確定某個事項,需要某個負責人參加,但因為沒有提前計劃,到時約不到人,結果推遲、等待,無謂地延長滯后時間。實際上,對于難度較大問題,至少要提前兩周計劃好,預約好相關人員。
⑤缺少適當的溝通技巧:掌握一些適當的溝通技巧,目的是培養一種對人、對事的敏感度,能針對具體事情做出判斷。最好能區分出需要使用單獨溝通、書面溝通,還是口頭溝通等方法。

7、項目風險管理

項目是為完成某獨特的產品或服務所做的一次性努力。項目的最終交付成果在項目開始時只是一個書面的規劃,無論是項目的范圍、時間還是費用都無法完全確定。同時,項目創造產品或服務是一個漸近明細的過程,這就意味著項目開始時有很多的不確定性。這種不確定性就是項目的風險所在。對項目的風險進行識別、分析和響應的系統化的方法,包括使有利的事件機會和結果最大化和使不利的事件的可能和結果最小化。這一知識領域包括如下:
①風險管理計劃:決定如何處理并計劃項目的風險管理活動。
②風險識別:決定哪些風險可能會影響項目,并記錄風險的特征。
③風險定性分析:對風險和條件進行定性分析,根據對項目目標的作用排定優先級。
④風險量化分析:度量風險的可能性和后果,并評估它們對項目目標的影響。
⑤風險響應計劃:對于影響項目目標的風險制訂過程和方法來增加機會和減少威脅。
⑥風險監視和控制:監視已知的風險,識別新的風險,執行風險減低計劃,在整個項目生命周期中評價它們的有效性。

8、項目采購管理

公司的根本目標是追求利潤最大化。増加利潤的方法之一就是增加銷售額,這是非常困難的,還有一種方法也可實現,那就是節省采購費用。
為達到項目范圍的要求,需從外部企業獲得貨物和服務。這一知識領域包括如下:
①采購計劃:決定采購的內容和時間。
②邀請計劃:記錄產品需求,識別潛在來源。
③邀請:根據需要獲得價格、報價、投標、建議書等。
④來源選擇:從潛在的銷售商中進行選擇。
⑤合同管理:管理與銷售商的關系。
⑥合同結束:合同的完成和結算,包括解決任何遺留問題。

9、項目集成管理

在項目管理中,由于項目各方對下項目的期望值不同,因此要滿足各方的要求和期望并不是一件很容易的事。比如,在項目實施時,項目的客戶可能期望質量高于一切,將質量作為首要目標,而項目實施組織可能會將成本作為首要目標。面對這種差異,項目經理不能只滿足一方的要求而忽略另一方的要求。因此,項目經理需要在不同的目標之間進行協調,尋求一種平衡。

保證項目中不同的因素能適當協調。這一領域包括如下:
①制定項目計劃:集成、協調全部的項目計劃內容,形成一致的、聯系緊密的文件。
②執行項目計劃:通過執行其中的活動來執行項目計劃。
③集成的變更控制:在整個項目中協調變更。

項目作為一個整體,要使各方面的資源能夠協調一致,就要特別熟悉項目三角形的概念。項目三角形中的范圍,除了要考慮對項目直接成果的要求,還要考慮與之相關的在人力資源管理、質量管理、溝通管理、風險管理等方面的工作要求。項目三角形中的成本,主要來自于所需資源的成本,自然也包括人力資源的成本,這些資源通過不同的方式獲得,可以對應不同的成本,對資源的需求與工作范圍和工作時間都有直接的聯系。

自動化控制項目管理系列文章
項目管理的三個約束條件-自動化控制項目管理知識(一) 
項目管理的五個過程-自動化控制項目管理知識(二)  
項目管理的四個概念-自動化控制項目管理知識(三)

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